Langkah-Langkah Implementasi Sistem ERP
Dengan memahami
keuntungan-keuntungan yang di dapat dengan menggunakan sistem ERP, menjadikan
sistem ini merupakan suatu kebutuhan yang tidak bisa dihindari oleh suatu
perusahaan. Namun sering kita mendengar implementasi sistem ERP di sebuah
perusahaan berjalan penuh tantangan dan tidak lancar.
Karena itu dalam implementasi sistem
ERP diperlukan perencanaan yang matang, kami mencoba membagikan beberapa tips
langkah-langkah yang diperlukan secara umum dalam proyek sistem ERP. Tiap
langkah membutuhkan pemikiran dan perencanaan yang matang karenanya detail tiap
langkah akan kami paparkan pada bagian terpisah.
Langkah-langkah yang diperlukan
dalam proyek ERP implementasi adalah:
1. Pemilihan ERP sistem (Software
Selection)
sebelum kita memulai proyek ini
menjadi sangat penting untuk memutuskan sistem ERP apa yang akan dipergunakan?
beberapa pertimbangan dalam phase ini adalah: (a) Apakah kita akan membuat (custom
made) atau membeli sistem ERP yang sudah tersedia dipasar?. (b) Apabila
akan membeli sistem ERP yang sudah tersedia, apakah kita akan membeli sistem
yang disediakan oleh vendor lokal atau vendor internasional?.
Pertanyaan di atas kelihatan mudah,
namun mencari jawabannya mempunyai tantangan tersendiri. Kami sering melihat
kegagalan penggunaan sistem ERP terjadi di langkah ini. Hal ini dikarenakan
Perusahaan atau Calon Pengguna tidak mengerti dengan pasti apa yang mereka
ingini dari sistem ERP. Di lain sisi kami sering melihat keinginan yang
kurang pas dari perusahaan atau pengguna, seakan-akan dengan menggunakan sistem
ERP yang baru maka segala persoalan / tantangan yang terjadi selama ini dapat
diselesaikan oleh sistem ERP. Karenanya sebelum kita dapat menentukan sistem
ERP mana yang akan kita gunakan hal pertama yang harus kita pikirkan
adalah? apa target perusahaan dan pengguna (user) dari
penggantian sistem ini. Dengan memikirkan dengan seksama kebutuhan
perusahaan dan pengguna maka akan lebih mudah dalam pengambilan keputusan dalam
memilih sistem ERP. pada phase ini kita melihat bagaimana pentingnya
menentukan Ekspektasi dari Perusahaan dan Pengguna setelah
penggunaan sistem baru.
Kekeliruan yang sering terjadi juga,
manajemen perusahaan melihat bahwa proyek ERP ini lebih kepada team MIS/EDP/IT
sehingga, proses pemilihan vendor ini diserahkan kepada team tersebut dengan
pertimbangan teknis. Hal ini berakibat kepada pemilihan ERP sistem berujung
kepada keuntungan-keuntungan teknis seperti penggunaan teknologi yang lebih
baru, ketimbang keuntungan fungsional secara sistem untuk perbaikan proses
bisnis.
Tips dalam Software
Selection Process :
(a) Buat daftar / check list dari
tantangan operasional yang saat ini dihadapi perusahaan, dari tingkat manajemen
dan check list dari tiap-tiap bagian atau divisi.
(b) Buat daftar / check list dari
kebutuhan perusahaan akan penggantian sistem. Bisa saja perusahan saat ini
tidak mengalami kendala operasional, namun sesuai visi perusahaan akan berkembang
pada tahun-tahun mendatang, dan sistem yang ada saat ini tidak dapat lagi
mendukung perkembangan tersebut.
(c) Beri Bobot kedua check
list diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari tiap kendala
operasional yang terjadi dan kebutuhan, sehingga memudahkan untuk menetukan
prioritas.
(d) Proses seleksi vendor apakah
untuk pembuatan (custom made) atau membeli produk ERP yang sudah jadi
menjadi lebih mudah dengan check list di atas, dimana kita dapat membandingkan
suatu produk ERP dengan yang lainnya bukan karena banyaknya fungsi yang
tersedia pada suatu sistem ERP, melainkan kepada apakah cocok dengan kebutuhan
kita.
(e) Proses seleksi merupakan suatu
aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap
bagian/departemen/divisi. Hal ini dikarenakan pengguna dari sistem ERP
nantinya adalah setiap divisi yang ada, bukan divisi MIS/EDP/IT
Harus dihindari :
(a) Kesalahan paling umum pada phase
ini adalah, Manajemen dan calon Pengguna tidak membuat check list dari
kebutuhan mereka. Hal yang umum dilakukan adalah departemen MIS/EDP/IT
langsung mempertemukan manajemen dan pengguna dengan ERP softwarevendor
untuk melihat presentasi produk. Akhirnya setelah melihat beberapa aplikasi,
keputusan yang di ambil tidak terdokumentasi namun hanya berdasarkan intuisi
semata. Selain hasil keputusan yang kurang terukur, ekspektasi dari manajemen
dan pengguna dari penggunaan sistem ERP baru juga sulit dapat diketahui yang
pada akhirnya sulit untuk diukur apakah implementasi dapat dikatakan berhasil
atau tidak.
(b) Persepsi umum Manajemen yang
menganggap implementasi ERP adalah masalah IT, sehingga proses seleksi
diserahkan kepada team MIS/EDP/IT.
Setelah melalui Langkah Pertama
(memilih ERP produk/software), selanjutnya adalah melakukan pemilihan partner
dalam melakukan implementasi. Pada umumnya perusahaan memerlukan bantuan
pihak luar dalam melakukan implementasi ERP sistem, yang dalam hal ini
bertindak sebagai Implementor atau Consultant untuk
produk ERP yang akan kita gunakan.
Sering juga kami mendapatkan
pertanyaan apakah mungkin melakukan implementasi dengan menggunakan sumber daya
internal perusahaan? atau selalu harus menggunakan konsultant dari pihak luar
perusahaan. Semuanya sangat mungkin dengan mempertimbangkan beberapa hal
berikut.
Dalam proses implementasi ERP paling
sedikit ada 3 perubahan yang terjadi.
1. Perubahan Teknologi
Penggunaan sistem baru tentu saja
akan merubah adaptasi teknologi yang akan dipergunakan perusahaan, hal ini
harus menjadi perhatian dengan melihat apakah team internal sudah memiliki
pengetahuan atau pengalaman yang cukup dalam teknologi baru yang akan
dipergunakan? misalnya perusahaan berencana menggunakan SAP sebagai sistem ERP
baru, dan dari 5 team IT/MIS, tidak ada satu orangpun yang menguasai SAP maka
perusahaan akan memerlukan bantuan pihak luar dalam proses implementasi.
2. Perubahan Bisnis Proses
Pada umumnya impementasi ERP sistem
akan menyentuh hampir seluruh bagian/departemen, karena itu biasanya akan
terjadi perubahan dari cara kerja operasional perusahaan (lihat bahasan
mengenai apa itu ERP dan kegunaannya). Perubahan cara kerja / business proses
kadang minimal, namun pada umumnya terjadi perubahan yang cukup banyak.
Hal ini membuat perusahaan harus mempertimbangkan apakah kebutuhan pihak
luar yang akan membantu implementasi ERP hanya membantu sisi teknologi (point
1) atau perusahaan sebenarnya membutuhkan pihak luar juga yang dapat membantu
memperbaiki Bisnis Proses yang ada saat ini.
3. Perubahan Kultur Perusahaan (Culture)
Kedua perubahan di atas, terutama
perubahan Bisnis Proses akan berakibat pada perubahan cara kerja, yang pada
akhirnya akan memaksa terjadinya perubahan kultur kerja perusahaan. Misalnya
sebelumnya masing-masing departmen hanya fokus kepada kepentingan departemen
mereka masing-masing, maka dengan sistem yang terintegrasi, terlihat semua
harus bekerja sebagai team dan harus memikirkan kepentingan perusahaan
dibanding kepentingan satu departemennya semata. Perubahan kultur dalam
implementasi ERP sistem menjadi hal yang paling banyak tantangan dibanding
perubahan lainnya, kadang apabila tidak ditangani secara serius dapat berakibat
fatal. Contoh pihak pengguna/user tidak mendukung perubahan sistem karena
dianggap lebih sulit digunakan.
Dengan melihat perubahan yang akan
terjadi pada saat implementasi sistem ERP, maka setelah memilih produk ERP,
perusahaan harus mempertimbangkan 3 hal diatas, apakah perusahaan dapat
melakukan ke tiga perubahan di atas menggunakan sumberdaya internal atau
membutuhkan bantuan pihak luar / konsultan.
Apabila kita membutuhkan bantuan
konsultan, maka kita dengan jelas mengerti bantuan konsultan untuk bidang apa
saja dari 3 bidang diatas. Langkah selanjutnya adalah proses seleksi konsultan.
Proses seleksi konsultan menurut hemat kami tidak kalah penting dibanding
seleksi ERP sistem. Pada studi-studi mengenai implementasi ERP yang gagal atau
menghadapi banyak tantangan, biasanya pihak calon pengguna (client) adalah yang
paling sering disebut sebagai alasan gagalnya implementasi seperti pihak
managemen tidak mendukung implementasi, atau user yang tidak mendukung.
Namun berdasarkan pengalaman kami,
pihak konsultan juga tidak jarang menjadi penyebab dari kegagalan implementasi.
Detail dari penyebab kegagalan akan kami coba bagikan dalam bagian khusus.
Tentunya dengan segala hormat kepada rekan-rekan konsultan, kami tidak
bermaksud untuk menuduh apalagi menjelek-jelekkan siapapun, namun biarlah ini
menjadi pelajaran agar kita sebagai konsultan dapat selalu belajar dari setiap
proyek yang kita kerjakan.
Mengingat hal diatas berikut tips
dari kami dalam memilih konsultan:
1. Pastikan konsultan ERP tersebut
menguasai Produk ERP yang diwakilinya, biasanya ini dapat dilakukan dengan cara
interview dengan team yang akan memimpin proyek, atau mencari informasi
pengalaman dari team dalam mengerjakan proyek ERP dari produk yang diwakilinya.
2. Pastikan konsultan tersebut
mengerti industri dari perusahaan anda, misalnya konsultan yang selama ini
menangani perusahan Bank atau finansial, kemungkinan tidak memahami proses
retail bisnis anda. Dengan begitu rasanya kurang bijaksana memilih konsultan
yang tidak memahami industri anda, karena biasanya mereka tidak mengerti apa
yang menjadi tantangan industri anda, sehingga tidak jarang mereka akan menemui
kesulitan untuk memberikan rekomendasi.
3. Komitmen perusahaan konsultan,
apabila kedua point di atas sudah terpenuhi, pastikan anda dapat mendapatkan
komitmen team konsultan yang anda interview akan terlibat didalam proyek.
4. Point berikut ini bisa valid atau
sangat tergantung dari masing-masing konsultan. Kita harus benar-benar
memikirkan dengan seksama apabila anda memilih produk ERP yang secara lokal
hanya diwakili satu institusi. Kita harus melihat dengan seksama kelanjutan
institusi tersebut, karena perusahaan akan berhubungan dengan konsultan dalam
jangka waktu yang cukup lama, selama kita menggunakan aplikasi tersebut.
5. Karena hubungan dengan konsultan
akan menjadi sangat lama, maka menjadi suatu hal yang penting untuk membangun
hubungan baik secara institusi maupun personal dengan konsultan. Apabila kita
merasakan suatu kendala, anda benar-benar harus mempertimbangkan pemilihan
tersebut.
